Proofy
För redovisningsbyråer · revision · granskning

Verifiera filversioner mot fastställd referens – när kontrollen faktiskt görs.

När ett bokslut, avtal eller beslut granskas i efterhand behöver ni kunna visa om filen ni kontrollerar matchar samma filversion som en tidigare fastställd referens – även om den flyttats mellan system, personer och lagringsplatser. Proofy möjliggör detta utan att lagra filinnehåll.

Avgränsning (viktig): Proofy är ett tekniskt verifieringsunderlag för filversioner (kontrollvärde/fingeravtryck). Tjänsten visar endast om en fil matchar en fastställd referens vid kontrolltillfället. Proofy avgör inte dokumentets innehåll, riktighet, äkthet, giltighet eller signering och ersätter inte professionellt omdöme, internkontroll, revision, arkivering, e-signering eller juridisk bedömning.

Boka kort demo Starta pilot Så fungerar det
Pilot 30 dagar: 4 900 kr exkl. moms · Faktura · Ingen bindning efter pilot
Inget filinnehåll lagras Verifierings-ID i ärendet Verifiering på sekunder

Rekommenderat upplägg: skapa Verifierings-ID när filversionen fastställs, spara ID i ärendet och verifiera vid behov (t.ex. intern kvalitetskontroll eller efterhandsgranskning).

Skapa Verifierings-ID Verifiera underlag

Tydlig användning i byråprocess (kortfattat)

Syfte Stöd för dokumentation: visa om filversionen matchar en fastställd referens vid kontroll i efterhand.
Begränsning Se avgränsningen högst upp på sidan (gäller hela tjänsten).
Dataminimering Filen lämnar inte datorn via Proofys funktion; endast Verifierings-ID och relevanta kontrolluppgifter hanteras i registret.
Blir det avvikelse om någon byter namn på filen?
Nej. Proofy jämför filens innehåll (filversion) – inte filnamn eller var den ligger sparad. En fil kan byta namn, flyttas mellan mappar/system eller mejlas vidare utan att verifieringen påverkas, så länge filens innehåll är oförändrat.
Vad räknas som en ändring som ger avvikelse?
Ny export/omsparning, konvertering, omkomprimering eller omskanning skapar ofta en ny filversion. Då ska verifieringen visa avvikelse – vilket är poängen vid efterhandskontroll.

Notering att klistra in i ärendet (valfritt)

Kopiera och komplettera med ert Verifierings-ID och eventuell rutin/ärendereferens. 

PROOFY – Verifieringsnotering (ärende)
Verifierings-ID: [ange]
Referens: Fastställd filversion (kontrollvärde) registrerad hos Proofy.
Kontroll: Underlaget verifieras vid behov (t.ex. intern kvalitetskontroll/efterhandsgranskning).

Kontrolltid (Proofy, när kontroll görs): [ange]
Kontrolltid (UTC): [ange]
Obs: Kontrolltid är tidpunkten för kontrolltillfället (ej extern tidsstämpling). Bevisvärde bedöms i sitt sammanhang.

Resultat vid kontrolltillfället: [matchar / matchar inte / kunde inte kontrolleras]
Avgränsning: Proofy visar endast om filversionen matchar referensen. Ingen bedömning av innehållets saklighet/riktighet/äkthet.
Skapa Verifierings-ID Verifiera underlag

För byråer

Proofy är byggt för byråers vardag: många ärenden, många versioner och hög kostnad när ett underlag ifrågasätts i efterhand. Ni får ett Verifierings-ID att spara i ärendet, som gör det enkelt att visa om filen ni kontrollerar matchar samma filversion som den registrerade referensen vid kontroll.

Varför det behövs Filer flyttas, byter namn och skickas mellan system. Filnamn är inte bevis. Proofy ger ett tekniskt sätt att visa om en fil matchar en fastställd referens vid kontroll.
Vad ni får Verifierings-ID i ärendet + möjlighet att verifiera filversionen på sekunder när det behövs.
Vad Proofy inte är Se avgränsningen högst upp på sidan (gäller hela tjänsten).

Så används Proofy i praktiken

1) När ett underlag fastställs (t.ex. bokslut, rapport, beslut, avtal) skapar ni ett Verifierings-ID och sparar det i ärendet.

2) Om underlaget behöver styrkas senare verifierar ni filen på några sekunder och ser om den matchar referensen vid kontrolltillfället.

Typiska situationer där Proofy passar

Bokslut & rapporter Visa om den filversion som låg till grund för beslut/rapportering matchar referensen vid kontroll i efterhand.
Beslut & avtal Visa om dokumentet i ärendet matchar samma filversion som vid fastställande, även efter systembyten eller överlämningar.
Kvalitetskontroll Snabb kontroll vid intern granskning eller när någon ber om “vilken version var det?”.

Passar när ni behöver ett objektivt sätt att visa om ett underlag (en fil) matchar en fastställd referens vid kontroll i efterhand.

Kontakta oss

Be om en kort demo (10–15 min) eller starta en pilot. Ni får svar normalt inom 1 arbetsdag.

Alternativ: mejla kontakt@proofy.se. (Skriv gärna 2–3 rader om ert scenario.)
Se pilotupplägg
Svarstid: normalt inom 1 arbetsdag.
Tips: undvik personnummer eller andra känsliga personuppgifter i fritext.
Dataminimering: Formuläret tar emot kontaktuppgifter och er beskrivning för att hantera förfrågan (demo/pilot). Inga dokument eller filer bifogas eller överförs via formuläret. Uppgifter hanteras enligt Integritetspolicyn och sparas endast så länge det behövs för återkoppling och dokumentation.